Нельзя гарантировать, что любой документ дочитают до конца. Но можно убрать препятствия, из-за которых читатель теряет нить: поздний вывод, тяжелые абзацы, нейтральные заголовки и ссылки на документы без объяснения их значения.
Особенно заметны такие проблемы в письмах, претензиях и пояснениях, где получателю нужно понять позицию и решить, что делать дальше. Для договоров, судебных документов и обязательных форм действуют специальные требования. Общие приемы ясного изложения применяются внутри установленной для них структуры, а не вместо нее.
Сначала определите задачу документа
До подбора формулировок закончите одну фразу:
Этот документ нужен, чтобы после чтения получатель понял [что именно] и сделал или решил [что именно].
Если фразу не удается закончить, тексту пока не хватает задачи. В него начнут попадать вся история вопроса, все найденные нормы и все детали переписки, даже если они не помогают принять решение.
В большинстве адресных документов читателю нужны ответы на четыре вопроса:
- Что произошло?
- Каков основной вывод или позиция автора?
- На чем этот вывод основан?
- Какое решение или действие требуется дальше?
Не каждому документу нужна прямая просьба. Например, договор прежде всего должен ясно определять согласованные права, обязанности, сроки и последствия. Но и в этом случае назначение документа должно быть понятно до начала работы над формулировками.
Первые два абзаца должны дать ориентир
Читателю не нужно повторять весь путь автора: изучать переписку в том же порядке, сравнивать документы и только на последней странице находить итог. Сначала нужен ориентир, затем возможность проверить основания.
После первых двух абзацев обычно должно быть понятно:
- о какой ситуации идет речь;
- что в ней главное;
- каков предварительный или итоговый вывод;
- чего автор ожидает от получателя.
В начало не стоит помещать всю аргументацию. Достаточно коротко назвать ситуацию, вывод и следующий шаг. Подробности, расчеты и ссылки на источники можно раскрыть дальше.
Тяжело читать:
В связи с необходимостью дополнительного изучения ранее направленных материалов и принимая во внимание отсутствие части документов сообщаем о невозможности завершения проверки и просим предоставить недостающие сведения.
Понятнее:
Проверку нельзя завершить без двух документов: акта приемки и платежных поручений. После их получения можно будет проверить расчет и сформулировать итоговый вывод.
Во втором варианте читатель сразу видит проблему, необходимые материалы и то, что произойдет после их получения.
Структура должна показывать ход мысли
Один раздел и один абзац лучше посвящать одной смысловой задаче. Факты, оценка, риски и просьба могут относиться к одной ситуации, но выполняют разные функции. Если собрать их в один длинный абзац, читателю придется самому восстанавливать связи.
Заголовок тоже должен помогать, а не просто называть тему.
| Нейтральный заголовок | Заголовок, который сообщает смысл |
|---|---|
| Об оплате | Оплата в согласованный срок не поступила |
| Анализ документов | Для вывода не хватает акта приемки |
| О сроках | Срок ответа определен договором |
| Дополнительная информация | После согласования потребуется новый расчет |
По заголовкам сложного документа желательно видеть его логику: что установлено, какой вопрос возник, к какому выводу пришел автор и что предлагается сделать.
При этом заголовок не должен быть категоричнее самого раздела. Если обстоятельство еще проверяется, формулировка не должна выдавать его за установленный факт.
Связывайте выводы с фактами и источниками
Список документов, пунктов договора или норм сам по себе еще не объясняет позицию. Читателю нужна связь между основанием и выводом.
Для каждого существенного тезиса полезно последовательно показать:
- что именно утверждается;
- какой факт имеет значение;
- чем он подтверждается;
- какое правило применяется;
- что из этого следует.
Например, мало написать, что контрагент нарушил срок оплаты, а затем перечислить договор и акт. Понятнее показать цепочку: срок оплаты определяется конкретным условием договора; начало срока связано с подписанием акта; поступление денег не подтверждено; поэтому возникает вопрос о просрочке и дальнейших действиях.
Если источник не проверен или документа не хватает, лучше прямо обозначить ограничение. Уверенный тон не превращает предположение в факт.
Таблица полезна, когда нужно сопоставить даты, варианты, доводы или расчеты. В ней можно поставить рядом событие, источник и значение для вывода. Но если каждая ячейка превращается в большой абзац, сравнение снова становится трудным: краткие данные лучше оставить в таблице, а объяснение вынести ниже.
Упрощайте язык, а не содержание
Понятный текст не обязательно короткий. Его главное свойство в том, что сложную мысль не приходится расшифровывать.
Канцелярские обороты часто можно заменить без потери точности:
| Тяжело | Проще |
|---|---|
| В рамках проведения анализа установлено | При проверке установлено |
| Настоящим сообщаем о том, что | Сообщаем |
| Имеет место факт отсутствия оплаты | Оплата не поступила |
| В целях недопущения возникновения | Чтобы не допустить |
Простота не означает разговорность и не разрешает убирать существенные факты, доказательства, риски или оговорки. Если юридический или технический термин нужен для точности, его лучше оставить и коротко объяснить практический смысл.
В окончательной версии не должно быть рабочих пометок, вопросов автору, скрытых комментариев, непроверенных вариантов и внутреннего обсуждения позиции. Перед отправкой полезно отдельно проверить не только видимый текст, но и приложения, примечания и историю правок, если формат документа их сохраняет.
Проверьте документ глазами уставшего читателя
Перед отправкой отложите текст на несколько минут, а затем прочитайте его так, будто вы впервые видите ситуацию и не обязаны угадывать пропущенные связи.
Проверьте:
- после первых двух абзацев понятны ситуация, вывод и ожидаемое действие;
- по заголовкам можно восстановить ход документа;
- каждый раздел отвечает на один вопрос;
- существенные факты связаны с конкретными источниками;
- документы и правила не просто перечислены, а применены к фактам;
- одна мысль не повторяется разными словами;
- таблицы действительно упрощают сравнение;
- в конце понятно, какое решение или действие требуется.
Полезный финальный прием: прочитайте только начало, заголовки и последний раздел. Если из них нельзя понять назначение документа и общий ход мысли, структуру стоит доработать.
Понятный документ сначала дает читателю карту, а затем показывает основания. Это не обеспечивает согласие с позицией и не заменяет проверку содержания, но позволяет обсуждать сам вопрос, а не восстанавливать замысел автора по разрозненным фрагментам.
